会議の効率化

名刺交換する男と女

昔に比べて各企業ともスタイルが変化してきています。例えば会議の場合、事前準備で大量の会議資料を用意する必要がありました。会議の出席者用と、会議を見守るオブザーバー用とを印刷すると、一回の会議で300枚くらいの紙を必要としていたこともありました。その際はコピー機が大活躍していましたが、途中で紙詰まりが起こって準備がはかどらないなどの悩みも多くの人が持っていたのです。 しかし、パソコンが発達するにつれてそういった手間は軽減されました。会議資料の紙印刷は見出し部分だけなど最低限の準備でよくなり、会議出席者はパソコン持参で、メール配信されている資料を見ながら会議が進行するスタイルが増えました。ただしこの場合、会議筒のコンセント増設が必須になるのです。

パソコンの普及に伴うコンセント増設の必要な箇所は会議室以外でもあります。打ち合わせスペースなどにも増設しておいた方がよいでしょう。ノートパソコンは電源をつないでない状態ですと長時間打ち合わせをしたような場合、電源が切れてしまう可能性もあるからです。その場合、作成途上の打ち合わせメモなどが保存されていなければ大変で業務に支障が出てしまいます。 従って総務部の担当者はそういったことに気を配っていなければならないのです。コンセント増設と同時に、延長コードも沢山準備しておくことも大事です。また、延長コードが短い場合、コンセントからパソコンにつなぐ線が床になくて宙に浮いた状態となり、打ち合わせの休憩の際に足を引っかける期間性があるので、長いものを用意しておくと良いです。